Para que serve este curso

Este curso foi pensado para ser percorrido de fio a pavio, sem precisar de consultar mais nada. Tudo o que precisa de saber sobre o Decreto n.º 84/2018, de 26 de Dezembro, que aprova a revisão do Sistema Nacional de Arquivos do Estado, está aqui dentro: o texto da lei explicado em linguagem corrente, os três anexos técnicos destrinchados artigo a artigo, exemplos práticos para quem trabalha num SDPI ou numa secretaria distrital, e avaliações no fim de cada capítulo.

A ideia é simples. Você lê, percebe, testa-se e avança. Se errar uma pergunta, o curso explica-lhe porquê. No fim de tudo há um exame de duzentas e cinquenta perguntas com correção automática, que serve tanto para auto-avaliação como para preparar concursos e provas de conhecimento na função pública.

Como está organizado

O curso segue a própria arquitectura do Decreto. Primeiro o articulado do Anexo I, que é o coração do sistema, dividido pela ordem natural da matéria. Depois os três instrumentos técnicos que o Decreto aprova: o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade e o Classificador de Informações.

• Capítulos 1 a 6 percorrem os trinta e quatro artigos do Anexo I, das disposições gerais às finais.
• Capítulo 7 trata o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo, o código decimal e as rotinas de arquivamento.
• Capítulo 8 explica a Tabela de Temporalidade, os prazos de guarda e a destinação final dos documentos.
• Capítulo 9 apresenta o Classificador de Informações e os quatro graus de restrição do acesso.

Cada capítulo fecha com um teste de vinte perguntas. No final encontra o exame geral, o glossário e a bibliografia.

Uma palavra sobre o contexto

Antes de 2018, o Sistema Nacional de Arquivos do Estado regia-se pelo Decreto n.º 36/2007, de 27 de Agosto. Com o tempo, a dinâmica da Administração Pública mudou, surgiram novas tecnologias, novas formas de governação descentralizada e a necessidade de articular melhor a gestão de documentos com o regime do segredo de Estado e do direito à informação.

O Decreto n.º 84/2018 nasce dessa necessidade de actualização. Foi aprovado pelo Conselho de Ministros a 6 de Novembro de 2018 e publicado no Boletim da República, I Série, número 252, suplemento, a 26 de Dezembro desse ano. Revoga expressamente o Decreto n.º 36/2007 e entra em vigor na data da sua publicação. Tem assinatura do Primeiro-Ministro de então, Carlos Agostinho do Rosário.

O que é o SNAE

O Sistema Nacional de Arquivos do Estado, que se abrevia SNAE, é definido no Artigo 1 do Anexo I como o conjunto de arquivos dos órgãos e instituições do Estado que funcionam de modo integrado e articulado na prossecução de objectivos comuns.

Repare nas três expressões que carregam o sentido. Conjunto de arquivos diz-nos que não é uma instituição única, mas uma rede. De modo integrado e articulado diz-nos que esses arquivos não vivem isolados, conversam entre si. E objectivos comuns diz-nos que há um propósito partilhado, que é preservar e dar acesso à memória documental do Estado.

O Artigo 1 do próprio Decreto, antes do anexo, diz que é aprovada a revisão do SNAE nos termos do Anexo I, que constitui parte integrante do Decreto. Ou seja, quando falamos do SNAE estamos sempre a falar do que vem no Anexo I.

Os subsistemas do SNAE

O Artigo 2 diz-nos que o SNAE não é um bloco único. Integra, entre outros, quatro subsistemas, organizados pelos níveis da administração:

1. Arquivos dos Órgãos Centrais;
2. Arquivos dos Órgãos da Província;
3. Arquivos dos Órgãos do Distrito;
4. Arquivos das Autarquias Locais.

A expressão entre outros é importante. Significa que esta lista não é fechada. A organização e o funcionamento destes subsistemas são regulados em diploma específico, conforme o número 2 do mesmo artigo.

Há ainda uma abertura para as instituições autónomas e independentes do poder executivo. Pelo número 3 do Artigo 2, essas instituições podem desenvolver os seus próprios subsistemas de arquivos, em função da sua especificidade, desde que não contrariem os objectivos do sistema.

Definições e âmbito de aplicação

O Artigo 3 é curto mas útil: diz que o significado dos termos e expressões utilizados consta do glossário do anexo. Sempre que tiver dúvidas sobre uma palavra técnica, o próprio Decreto tem um glossário oficial, que reproduzimos e explicamos no fim deste curso.

O Artigo 4 define o âmbito de aplicação. O SNAE aplica-se aos órgãos e instituições do Estado, da administração directa e indirecta, ao órgão de governação descentralizada, à representação no estrangeiro e às Autarquias Locais. É um alcance largo: praticamente toda a máquina do Estado fica abrangida.

Os seis objectivos do SNAE

O Artigo 5 enumera seis objectivos. Vale a pena fixá-los porque são a bússola de todo o sistema:

1. Harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo às especificidades dos órgãos geradores e acumuladores dos acervos;
2. Organizar de forma dinâmica e articulada as actividades de gestão de documentos de arquivo, com vista à recuperação célere da informação;
3. Assegurar a protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos nos órgãos e instituições públicos e privados, revestidos de valor administrativo, histórico e científico;
4. Garantir o acesso público ao património arquivístico nacional, respeitando o disposto nas normas de acesso à informação e do segredo de Estado;
5. Integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos de arquivo;
6. Assegurar a eliminação de documentos que perderam o valor primário e secundário.

Valor primário e valor secundário

A alínea f) fala em valor primário e valor secundário. Estes dois conceitos atravessam todo o curso, por isso convem fixá-los desde já.

O valor primário é o valor que o documento tem para quem o produziu, enquanto serve para a actividade corrente. Um ofício vale para tratar de um assunto, uma factura vale para pagar uma despesa. Quando esse assunto fica resolvido, o valor primário esgota-se.

O valor secundário é o valor que o documento ganha depois, como prova ou como fonte de informação histórica, mesmo para quem não o produziu. Um decreto antigo já não serve para gerir nada hoje, mas vale como testemunho da história administrativa do país. Esse é o valor secundário.

Um documento só pode ser eliminado quando perdeu os dois valores. Se ainda tem valor secundário, guarda-se de forma permanente.

Os oito órgãos de gestão

O Capítulo II do Anexo I abre com o Artigo 6, que enumera os Órgãos de Gestão do SNAE. São oito:

1. Órgão Director Central;
2. Órgão Coordenador;
3. Órgão de Assessoria e Gestão de Documentos na Fase Permanente;
4. Órgão de Gestão de Informação Classificada;
5. Órgãos Centrais;
6. Órgãos da Província;
7. Órgãos do Distrito;
8. Autarquias Locais.

Vale a pena olhar para esta lista como uma pirâmide. No topo estão os órgãos que orientam, coordenam e fiscalizam o sistema inteiro. Em baixo estão os órgãos que produzem e guardam documentos no dia-a-dia, nos diferentes níveis territoriais.

Quem é cada órgão

O Artigo 7 dá nome e rosto a cada um destes órgãos. É um artigo que vale a pena conhecer de cor, porque muitas perguntas de concurso saem daqui.

• O Órgão Director Central é a entidade que superintende a área de gestão de documentos e arquivos do Estado. É o responsável máximo.
• O Órgão Coordenador da implementação do SNAE é o Centro Nacional de Documentação e Informação de Moçambique, conhecido pela sigla CEDIMO.
• O Órgão de Assessoria e Gestão de Documentos na Fase Permanente é o Arquivo Histórico de Moçambique, ou AHM.
• O Órgão de Gestão de Informação Classificada é a Comissão Nacional para a Implementação das Normas do Segredo de Estado, a CPISE.

Os níveis territoriais

O mesmo Artigo 7 explica o que compõe cada nível da pirâmide:

• Os Órgãos Centrais compreendem os órgãos de soberania, ministérios e demais instituições de nível central.
• Os Órgãos da Província compreendem as secretarias provinciais, direcções, delegações provinciais e demais instituições de nível provincial.
• Os Órgãos do Distrito compreendem as secretarias distritais, serviços, delegações distritais e demais instituições de nível distrital.
• As Autarquias Locais fecham a estrutura, com a sua gestão própria.

Se trabalha num serviço distrital, como um SDPI, está precisamente no nível dos Órgãos do Distrito. É aí que os documentos nascem, circulam e começam a sua vida arquivística.

A teoria das três idades

O Artigo 8 é um dos mais importantes de todo o Decreto, porque introduz a chamada teoria das três idades. A ideia central é que um documento não vale sempre o mesmo. Vale de uma maneira quando nasce e de outra quando envelhece. Por isso passa por fases.

O número 1 diz que os órgãos, cada um ao seu nível, dispõem de arquivo corrente e intermediário. E que alguns dos órgãos também incluem arquivo permanente. O número 2 explica que, de acordo com a frequência do uso, os documentos passam pelas seguintes fases:

• Corrente. Conjunto de documentos que constituem objecto de consulta frequente pela entidade que os produziu e a quem compete a sua gestão. São os documentos vivos, do dia-a-dia.
• Intermediário. Conjunto de documentos com menor frequência de uso e que aguardam o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. É uma espécie de sala de espera.
• Permanente. Conjunto de documentos que já cumpriram as finalidades da sua produção, mas que se conservam e preservam em virtude do seu valor secundário. São os documentos históricos.

Quem coordena cada fase

Aqui está um ponto que confunde muita gente, mas que é simples se o arrumar bem. Cada fase tem um coordenador diferente, definido nos números 3, 4 e 5 do Artigo 8:

Faz todo o sentido. O CEDIMO coordena a gestão do dia-a-dia, as fases corrente e intermediária. O AHM, sendo o arquivo histórico, coordena a fase permanente. E a CPISE, que trata do segredo de Estado, coordena a informação classificada referida nas fases anteriores, independentemente da fase em que esteja.

O arquivo especial

O Artigo 9 cria uma figura à parte, o Arquivo Especial. Integra-se no sistema, mas a sua gestão obedece aos procedimentos e operações técnicas das três fases referidas no Artigo 8.

O que é o Arquivo Especial? O glossário do Decreto explica: é o conjunto de documentos em linguagem não textual, em suporte não convencional, em formato excepcional, que exige procedimentos específicos para o seu processamento técnico, guarda, preservação e acesso. Pense em fotografias, filmes, mapas, gravações sonoras, plantas de grande formato. Documentos que não cabem numa pasta normal e que precisam de cuidados especiais.

A eliminação não é o fim de tudo

Convem desmontar já um equívoco comum. Passar para a fase intermediária não quer dizer que o documento vai ser deitado fora. Quer dizer que ele está a aguardar uma decisão: pode acabar eliminado, se perdeu todo o valor, ou pode subir à guarda permanente, se ganhou valor secundário.

A passagem entre fases é ditada pela frequência de uso. Quanto menos se consulta um documento, mais perto está de sair da fase corrente. Mas a decisão sobre eliminar ou guardar para sempre não é automática nem arbitrária: depende da avaliação e da Tabela de Temporalidade, que veremos no Capítulo 8.

Funções do Órgão Director Central

O Artigo 10 lista as funções do Órgão Director Central. Como ele é o responsável máximo, as suas funções têm um peso de orientação e aprovação. Entre elas:

• Garantir a implementação correcta do SNAE;
• Promover e controlar a aplicação das regras de documentação, publicação e arquivos do Estado;
• Promover a observância das regras de Segredo de Estado;
• Promover a preservação da memória institucional;
• Aprovar normas e homologar políticas sobre gestão de documentos de arquivo;
• Aprovar os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos das Actividades-fim, bem como os Classificadores de Informação Classificada Sectoriais;
• Promover a construção de edifícios para guarda de documentos na fase permanente;
• Manter o cadastro geral actualizado dos órgãos e instituições que implementam o SNAE;
• Promover e manter intercâmbio e cooperação técnica com instituições congéneres nacionais e internacionais.

Funções do Órgão Coordenador (CEDIMO)

O Artigo 11 trata do Órgão Coordenador, que como já sabemos é o CEDIMO. As suas funções são de coordenação técnica e apoio aos demais órgãos:

• Coordenar a implementação do SNAE;
• Elaborar propostas de normas para implementação e desenvolvimento do SNAE;
• Divulgar e promover a aplicação do SNAE;
• Realizar estudos e pesquisas sobre a gestão documental e acesso à informação;
• Assistir, acompanhar, supervisionar e monitorar tecnicamente os órgãos na elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade;
• Promover a criação das unidades de gestão de documentos;
• Garantir a criação das Comissões de Avaliação de Documentos;
• Promover a formação e valorização profissional dos funcionários da área;
• Pronunciar-se sobre as propostas de eliminação de documentos;
• Presidir a Comissão Nacional de Avaliação de Documentos;
• Participar no Conselho Nacional de Arquivos;
• Promover intercâmbio e cooperação técnica com instituições congéneres.

Guarde uma função em especial: é o CEDIMO que preside à Comissão Nacional de Avaliação de Documentos, a CNAD. Voltaremos a este ponto no Capítulo 5.

Funções da Assessoria na Fase Permanente (AHM)

O Artigo 12 trata do Órgão de Assessoria e Gestão de Documentos na Fase Permanente, o AHM. Como cuida dos arquivos históricos, as suas funções giram à volta da custodia e preservação do que tem valor permanente:

• Propor e participar na elaboração de normas técnicas de gestão de documentos;
• Participar na harmonização e monitoria dos processos de avaliação de documentos dos arquivos intermediários;
• Supervisionar tecnicamente as actividades de gestão de documentos na fase permanente, a nível central, da província, do distrito e da autarquia local;
• Garantir a recolha, custódia, tratamento técnico, preservação e acesso aos documentos com valor permanente;
• Promover acções de formação de recursos humanos em matéria de arquivos;
• Manter um cadastro geral actualizado das unidades que desempenham actividades de arquivo;
• Participar no Conselho Nacional de Arquivos e na Comissão Nacional de Avaliação de Documentos.

Funções da Gestão de Informação Classificada (CPISE)

O Artigo 13 trata do Órgão de Gestão de Informação Classificada, a CPISE. É o guardião do segredo de Estado dentro do sistema de arquivos. As suas funções:

• Centralizar e orientar a implementação das normas do Segredo de Estado;
• Emitir instruções que definam os princípios básicos e as normas destinadas a garantir a segurança das matérias classificadas;
• Garantir o controlo e o cumprimento das instruções adoptadas;
• Capacitar e apoiar metodologicamente as diferentes instituições na elaboração dos classificadores de informação classificada;
• Participar no Conselho Nacional de Arquivos e na Comissão Nacional de Avaliação de Documentos.

Funções dos órgãos que executam

O Artigo 14 trata dos Órgãos Centrais, da Província, do Distrito e das Autarquias Locais. São os órgãos da base da pirâmide, os que põem o sistema a funcionar no terreno. As suas funções são de execução:

• Implementar o SNAE;
• Implementar e acompanhar as rotinas de trabalho, visando a padronização dos procedimentos técnicos;
• Propor a criação das Comissões de Avaliação de Documentos;
• Gerir e avaliar os documentos em sua posse, incluindo documentos dos arquivos especiais;
• Coordenar a elaboração e aplicação dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade, em articulação com os outros órgãos;
• Identificar e reportar ao Órgão Director Central as necessidades de formação de recursos humanos;
• Supervisionar a aplicação e o emprego de normas de gestão de documentos e arquivos.

O número 2 do mesmo artigo acrescenta uma responsabilidade concreta e material: construir, reabilitar ou adaptar edifícios para o arquivo de documentos. Não basta gerir o papel, é preciso ter onde o guardar em condições.

Os outros órgãos do sistema

O Artigo 15 apresenta dois órgãos que funcionam junto do Órgão Director Central, como órgãos de consulta e de apoio:

• O Conselho Nacional de Arquivos, a CNA, é o órgão de consulta.
• A Comissão Nacional de Avaliação de Documentos, a CNAD, é o órgão de apoio.

Uma maneira de não trocar: a CNA é Conselho e aconselha, ou seja, é de consulta. A CNAD avalia documentos e dá apoio técnico nessa avaliação.

Funções do Conselho Nacional de Arquivos (CNA)

O Artigo 16 lista as funções da CNA:

• Velar pelo funcionamento do Sistema Nacional e subsistemas de arquivos do Estado;
• Analisar as propostas de declaração de interesse público de arquivos privados;
• Velar pelos programas nacionais de gestão e modernização de arquivos públicos e privados;
• Analisar os estudos e propostas de revisão do plano de classificação, da tabela de temporalidade de documentos das actividades-meio e do classificador de informações classificadas;
• Velar pelo funcionamento e acesso aos arquivos públicos;
• Debruçar-se sobre outros assuntos pertinentes para o Órgão Director Central do SNAE.

O número 2 esclarece que a estrutura, composição e funcionamento da CNA são regulamentados em legislação específica.

Funções da Comissão Nacional de Avaliação de Documentos (CNAD)

O Artigo 17 trata da CNAD, que é presidida pelo CEDIMO, como vimos. As suas funções:

• Analisar e emitir pareceres sobre matérias de avaliação de documentos e propostas de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade das Actividades-fim submetidos ao Órgão Director Central;
• Assistir técnica e metodologicamente as Comissões de Avaliação de Documentos no exercício das suas actividades;
• Assegurar a supervisão dos processos de transferência, recolhimento e eliminação de documentos de arquivo;
• Elaborar estudos que permitam avaliar a eficácia do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade das Actividades-meio da Administração Pública e propor a sua revisão;
• Avaliar regularmente o funcionamento do SNAE e propor medidas para a sua actualização.

Repare na diferença entre actividades-meio e actividades-fim. As actividades-meio são as que servem para a instituição funcionar internamente, como recursos humanos, orçamento ou património. As actividades-fim são aquelas para que o órgão foi criado, a sua missão própria. A Tabela de Temporalidade das actividades-meio é comum a todos, mas a das actividades-fim é específica de cada órgão.

As Comissões de Avaliação de Documentos (CAD)

Os Artigos 18 a 21 tratam das Comissões de Avaliação de Documentos, as CAD. Não confunda com a CNAD, que é nacional. As CAD existem em cada órgão.

O Artigo 18 diz que as CAD são criadas por despacho do titular do Órgão Director Central do SNAE e funcionam em todos os órgãos e instituições da Administração Pública.

O Artigo 19 lista as funções das CAD: elaborar e implementar os respectivos planos de actividades; coordenar a implementação dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade nas instituições sob sua responsabilidade; elaborar as propostas de Planos e Tabelas das actividades-fim; coordenar a avaliação, selecção e destinação de documentos respeitando a tabela; assegurar a gestão de documentos e arquivos públicos; elaborar as propostas dos Classificadores de Informação Classificada Sectoriais; emitir pareceres sobre recursos hierárquicos interpostos no âmbito do acesso à informação; e elaborar relatórios periódicos sobre a implementação da Lei do Direito à Informação.

Composição e funcionamento das CAD

O Artigo 20 diz quem compõe uma CAD. A comissão integra os seguintes elementos:

1. Chefe de Secretaria;
2. Funcionário do sector com experiência reconhecida;
3. Técnico formado em ciências jurídicas;
4. Arquivista;
5. Técnico de Informação classificada;
6. Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objecto da avaliação, como historiador, economista, engenheiro, sociólogo, médico, estatístico e outros.

É uma equipa multidisciplinar de propósito. Avaliar documentos exige olhar jurídico, técnico de arquivo, de segurança da informação e também do especialista da matéria concreta.

O Artigo 21 remete o funcionamento das Comissões de Avaliação de Documentos para regulamento próprio.

Coordenação, provisão de meios e tutela

A Secção IV do Capítulo II trata da forma como os órgãos se relacionam.

O Artigo 22, sobre coordenação, diz que no exercício das suas funções os órgãos que fazem parte do Sistema desenvolvem as suas actividades de forma coordenada entre si. Não trabalham em silos.

O Artigo 23, sobre provisão de meios, diz que cabe aos gestores das instituições públicas prover condições técnicas, humanas, materiais e financeiras para a implementação do SNAE. A responsabilidade de garantir os meios é do gestor de cada instituição.

O Artigo 24, sobre tutela, fecha um círculo importante: em matérias de gestão de documentos e arquivos, o CEDIMO e o AHM funcionam sob tutela do Órgão Director Central do SNAE.

A custódia de documentos

O Artigo 25 trata da custódia, e é um artigo denso. O número 1 diz que os órgãos e instituições, detendo a custódia de documentos nas fases corrente, intermediária e permanente, devem assegurar:

1. A protecção e conservação da integridade, fidedignidade e autenticidade dos documentos;
2. O acesso público às informações neles contidas, nos termos da lei do direito à informação;
3. A preservação do carácter sigiloso dos que dizem respeito à ordem nacional e à segurança pública, ao resguardo da inviolabilidade da intimidade e da vida privada, e dos relativos aos segredos protegidos por lei;
4. A eliminação de documentos que perderam o valor primário e secundário, observando as normas técnicas estabelecidas.

O número 2 diz que os órgãos são responsáveis pela organização e gestão dos respectivos documentos na fase intermediária e permanente. E o número 3 acrescenta que cada unidade orgânica é responsável pela organização e gestão do seu próprio Arquivo Corrente. Ou seja, o arquivo corrente é responsabilidade de cada unidade, não de um serviço central.

Avaliação e prazos de guarda

O Capítulo III abre as Disposições Finais.

O Artigo 26 diz que os documentos dos Arquivos Correntes e Intermediários devem ser avaliados regularmente, para determinar o seu valor quanto à guarda temporária, permanente ou eliminação. E que os documentos de valor permanente deverão ser recolhidos para os arquivos central, da província, do distrito ou da autarquia local, conforme a sua localização.

O Artigo 27 trata dos prazos de guarda. O número 1 diz que os processos de avaliação, selecção, transferência, recolha e eliminação são determinados pelas tabelas de temporalidade. O número 2 abre uma excepção: havendo falta de espaço físico, ou outros motivos especiais de protecção, os documentos podem ser recolhidos para os arquivos permanentes mesmo antes de esgotar o prazo de guarda na fase intermediária, desde que tenham sido avaliados.

Acesso aos arquivos

O Artigo 28 trata do acesso. O número 1 garante o acesso aos documentos depositados em Arquivos Públicos a todos os interessados, salvaguardando os princípios que regulam o segredo estatal e a inviolabilidade da vida privada.

O número 2 esclarece o destino dos documentos classificados: os arquivos de acesso condicionado no roteiro do segredo estatal poderão ser livremente consultados pelos utentes após a sua desclassificação ou termo do prazo de validade do acto de classificação. Quer dizer, o segredo não é eterno. Quando termina o prazo ou a informação é desclassificada, abre-se o acesso.

Extinção de instituições e prestação de contas

O Artigo 29 trata dos efeitos da extinção de instituições públicas. Quando uma instituição se extingue, o seu acervo documental deve ser avaliado e recolhido para a instituição que assumir as funções da anterior. Os documentos já em fase permanente são recolhidos para os arquivos respectivos, conforme a sua localização. Nada se perde quando uma instituição fecha: a sua memória documental tem destino certo.

O Artigo 30 trata da prestação de contas. Todos os órgãos e instituições abrangidos pelo Decreto prestam, semestralmente, contas relativas à gestão de documentos e arquivos e acesso à informação ao Órgão Director Central. Fixe a periodicidade: é semestral.

Normas complementares e gestão electrónica

O Artigo 31 permite que a entidade que superintende a área de gestão de documentos e arquivos do Estado aprove normas complementares necessárias ao bom funcionamento do Sistema.

O Artigo 32 é breve mas relevante na era digital: a gestão de documentos electrónicos de arquivo será objecto de legislação específica. O Decreto reconhece a questão, mas remete o detalhe para diploma próprio.

Infracções e arquivos privados

O Artigo 33 trata das infracções. Os funcionários e agentes do Estado dos órgãos que integram o Sistema respondem disciplinar, criminal e civilmente pelas infracções que cometerem no exercício das suas funções, nos termos da lei. São três planos de responsabilidade que se podem acumular.

O Artigo 34, que encerra o articulado, trata da criação de arquivos privados. É livre a criação de arquivos privados de pessoas singulares e colectivas, segundo a definição do glossário, desde que a sua criação, objecto ou fim não sejam contrários à lei. A liberdade existe, mas dentro dos limites da legalidade.

O que é o Plano de Classificação

O Anexo II aprova o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo. É um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício das suas funções, sejam de meio ou de fim.

A classificação por assuntos serve para agrupar os documentos sob um mesmo tema. Isso agiliza a recuperação da informação e facilita as tarefas de avaliação, selecção, eliminação, transferência e recolha. Em poucas palavras: a classificação define a organização física dos documentos arquivados e é o referencial básico para os encontrar depois.

Uma regra de ouro: os documentos devem ser arquivados por assunto e não por espécie. Ou seja, não se junta tudo o que é ofício num lado e tudo o que é acta noutro. Junta-se tudo o que trata do mesmo assunto, independentemente de ser ofício, acta ou nota. Outros métodos auxiliares, como o geográfico ou o cronológico, podem ser adoptados como apoio.

O código de classificação decimal

O modelo adoptado é o código de classificação decimal. Os assuntos são divididos em dez classes, sendo a décima reservada a assuntos gerais que não caibam nas outras nove. A divisão parte sempre do geral para o particular.

A hierarquia funciona assim, do mais amplo ao mais específico: classe, depois subclasse, depois grupo e depois subgrupo. Cada nível recebe um código numérico que reflecte essa subordinação.

As dez classes principais representam-se por um número inteiro de três algarismos:

Veja como a hierarquia se lê num exemplo do próprio Decreto, tomando a classe 000:

Quanto mais algarismos, mais específico o assunto. O código 011.11 é muito mais estreito do que a classe 000.

Classes comuns e classes-fim

Aqui está uma distinção que cai muito em prova. Das dez classes, duas são comuns a todos os órgãos da Administração Pública:

• A classe 000, Administração Geral, que trata dos assuntos de administração interna, as chamadas actividades-meio.
• A classe 900, Eventos e Organizações Sociais.

As restantes classes, da 100 à 800, destinam-se aos assuntos relativos às actividades-fim do órgão. Por não serem comuns, a sua elaboração cabe às Comissões de Avaliação de Documentos de cada órgão, conforme as orientações técnicas de quem superintende a matéria.

Por outras palavras: as classes 000 e 900 vêm prontas e iguais para toda a gente. As classes 100 a 800 cada órgão constrói à medida da sua missão própria.

As subclasses da classe 000

A classe 000, Administração Geral, tem as seguintes subclasses, que é bom conhecer porque são o esqueleto da administração interna de qualquer órgão:

A subclasse 080 mantém-se vaga de propósito, para futura expansão e inserção de novos assuntos da Administração Geral que venham a surgir. É um espaço deixado em aberto.

A subclasse 900 e os seus assuntos

A classe 900, Eventos e Organizações Sociais, refere-se a documentos de carácter genérico ligados às diversas actividades desenvolvidas pelo órgão. Tem como subclasses:

As subclasses 960, 970 e 980 mantêm-se vagas, à semelhança da 080, reservadas para expansão futura.

As operações de classificação

Classificar um documento faz-se por todos os funcionários e agentes do Estado que produzem ou recebem documentos. O Decreto define duas operações:

• Estudo. Consiste na leitura de cada documento, para verificar sob que assunto deve ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe correspondem. A referência cruzada usa-se quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
• Codificação. Consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

As rotinas práticas da classificação seguem cinco passos:

1. Ler o documento, identificando o assunto principal e o secundário;
2. Reclassificar o documento em caso de classificação errada, falta de classificação ou necessidade de enquadramento no Plano de Classificação-fim da instituição;
3. Localizar os assuntos no código de classificação, utilizando o índice quando necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento, no espaço indicado;
5. Preencher as folhas de referência para os assuntos secundários.

E uma observação crucial: quando um documento possui anexo, este deve receber a anotação do código correspondente.

As operações de arquivamento

Depois de classificado e tramitado, o documento é arquivado. O arquivamento obedece a três operações:

• Inspecção. Verificar se o documento se destina mesmo ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída se mantém ou será alterada.
• Ordenação. Reunir os documentos classificados sob um mesmo assunto. Depois de ordenados, os documentos com o mesmo código formam dossiers, que podem ser acondicionados em capas apropriadas. Os dossiers, processos e volumes são arquivados em pastas ou caixas, de acordo com as suas dimensões.
• Arquivamento. Guardar o documento no local devido, seja pasta, prateleira ou caixa, de acordo com a classificação dada. Esta fase exige muita atenção, porque um documento arquivado erradamente pode ficar perdido.

Nas rotinas de arquivamento, verifica-se primeiro a existência de antecedentes, isto é, documentos que tratam do mesmo assunto. Esses antecedentes reúnem-se em ordem cronológica decrescente, com a data mais recente em primeiro lugar. Arquiva-se sempre o original e, caso o original não exista, mantém-se uma única cópia. A documentação reúne-se em séries, como boletins e actas, em caixas apropriadas.

O empréstimo de documentos

O empréstimo ocorre quando processos, dossiers ou outros documentos são retirados do arquivo para emprestar aos utentes, prestar informações ou efectuar uma juntada. Nesta fase é importante o controlo através do recibo de empréstimo, no qual se registam informações sobre os processos retirados.

O recibo de empréstimo serve para controlar o prazo de devolução e também como indicador da frequência de uso, o que ajuda a estabelecer prazos de transferência e recolha. É preenchido em duas vias:

• Primeira via. Funciona como guia-fora, substituindo o documento na pasta de onde foi retirado. Deve ser eliminada aquando da devolução do documento.
• Segunda via. É arquivada em ficheiro à parte, em ordem cronológica, para controlo e cobrança quando vencido o prazo de devolução.

Os dois modelos do Anexo II

O Anexo II traz dois formulários modelo. Vale a pena conhecer as suas especificações, porque são detalhes que aparecem em perguntas:

A Folha de Referência, Modelo I, indica o código do assunto secundário, o resumo do assunto e os dados do documento, como número, data, espécie, remetente e destinatário. Quando não há número, indica-se s.n., sem número. O campo Ver remete para o código de classificação onde o documento está efectivamente arquivado.

O Recibo de Empréstimo, Modelo II, regista a classificação, o resumo do assunto, quem requisitou, a data, quem encaminhou e quem recebeu, com assinatura e carimbo, além da data de devolução.

O que é a Tabela de Temporalidade

O Anexo III aprova a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as Actividades-Meio da Administração Pública. É um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por objectivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, garantindo o acesso à informação.

A tabela foi elaborada com base na teoria das três idades, que define os parâmetros gerais para guarda e destinação. A sua aplicação correcta pressupõe o treinamento dos funcionários responsáveis pelas actividades arquivísticas do órgão.

Os cinco campos da tabela

A estrutura da Tabela de Temporalidade contempla cinco campos. Fixá-los é meio caminho andado:

1. Códigos. Os símbolos numéricos do código de classificação decimal, que reflectem a hierarquia funcional do órgão, do geral para o particular.
2. Assunto. Os conjuntos documentais produzidos e recebidos, distribuídos hierarquicamente de acordo com as funções e actividades da instituição.
3. Prazos de guarda. O tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, mencionado preferencialmente em anos.
4. Destinação final. O destino estabelecido, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
5. Observação. Informações complementares e justificativas para a correcta aplicação da tabela.

Como se decidem os prazos de guarda

Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para arquivamento nas fases corrente e intermediária. O prazo na fase corrente refere-se ao período em que o documento é necessário à administração e é frequentemente consultado. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário, mas com menor frequência de uso.

O prazo vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com factores como:

• Frequência de uso das informações contidas nos documentos;
• Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos, os chamados prazos prescricionais;
• Existência de outras fontes com as mesmas informações, os documentos recapitulativos;
• Necessidade de guarda por precaução, em virtude das práticas administrativas.

O prazo pode ser expresso em anos, mas também a partir de uma acção concreta, como até à vigência, até à aprovação das contas ou até transitar em julgado.

Guarda temporária, permanente e eliminação

Para definir a destinação, a tabela distingue três situações:

São passíveis de eliminação os documentos de interesse passageiro que não possuem valor administrativo e jurídico para o desempenho de nenhuma actividade do órgão. Exemplo: materiais de divulgação de terceiros, convites e correspondência recebida que não se relaciona com a actividade do órgão.

São de guarda temporária os documentos cujo interesse administrativo determina o seu valor e o seu prazo de retenção. Por exemplo, documentos cujos textos tenham sido reproduzidos noutros, cópias e duplicatas de originais destinados à guarda permanente, ou documentos que, sendo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado período.

São de guarda permanente os documentos com valor probatório e informativo para as pessoas físicas e jurídicas. Entre eles:

• Documentos relativos à origem, aos direitos e aos objectivos da instituição, como actos de criação e actos constitutivos;
• Documentos que reflectem a organização e desenvolvimento da instituição, como regulamentos, planos, organogramas, acordos, actas e relatórios da direcção;
• Documentos visuais ou sonoros referentes a factos da vida da instituição;
• Documentos que firmam jurisprudência;
• Documentos relativos à administração de pessoal, como acordos salariais, classificação de cargos, pastas de assentamentos funcionais e processos de aposentação;
• Documentos que respondem a questões técnico-científicas da instituição, como projectos, pesquisas, plantas e manuais técnicos;
• Documentos de divulgação da instituição, dos quais se guarda pelo menos um exemplar como amostra;
• Documentos com características extrínsecas de valor artístico e cultural, como vinhetas, iluminações, caligrafias especiais e ortografias obsoletas.

Exemplos concretos de prazos

Para tornar isto palpável, eis alguns prazos retirados directamente da tabela do Decreto. Não é preciso decorar tudo, mas reconhecer o padrão ajuda:

Note um detalhe importante dos processos individuais, código 022.4: independentemente do suporte, o prazo máximo de guarda é de cem anos, e só podem ser transferidos para o arquivo intermediário após a saída do funcionário do órgão.

A avaliação e selecção de documentos

A avaliação é o processo de análise e selecção que visa estabelecer prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final. Tem duas regras de ouro: nenhum documento deve ser eliminado indiscriminadamente, sem observação criteriosa, e nenhum documento deve ser conservado por mais tempo do que o necessário.

Os objectivos da avaliação passam por reduzir ao essencial a massa documental, aumentar o índice de recuperação da informação, ampliar o espaço físico, racionalizar recursos, constituir o património arquivístico do Estado e controlar a produção documental.

A avaliação deve ocorrer de preferência nos arquivos correntes. É menos oneroso avaliar cedo do que deixar acumular massa documental nos arquivos intermediários.

As rotinas de destinação

O Anexo III descreve as rotinas para destinação dos documentos. Na fase corrente, depois de ler as explicações e verificar a organização, separam-se os documentos que cumpriram o prazo, eliminam-se as cópias, regista-se e procede-se à eliminação. Elabora-se o termo de eliminação e a listagem dos documentos destinados à transferência, e operacionaliza-se a transferência para a fase intermediária.

Na fase intermediária, faz-se a triagem dos documentos seleccionados para guarda permanente, separando aqueles que não constituem elemento de prova ou informação. Procede-se à alteração de suporte, se for o caso, ao registo, à eliminação, e elabora-se o auto de eliminação e a listagem dos documentos destinados ao recolhimento. Depois operacionaliza-se a recolha para a instituição responsável pela guarda permanente.

O que é o Classificador de Informações

O Anexo IV aprova o Classificador de Informações na Administração Pública. É o instrumento que define os graus de restrição do acesso à informação, ligando a gestão de documentos ao regime do segredo de Estado.

Cada entrada do classificador tem quatro elementos: a designação da informação, o grau de classificação, o período de restrição e o nível de acesso. Em quase todas as entradas, o nível de acesso é o da necessidade de conhecer, o princípio segundo o qual só acede à informação classificada quem dela precisa para a sua função.

Os quatro graus de classificação

O classificador estabelece quatro graus, do mais restritivo ao menos restritivo. Esta hierarquia é a espinha dorsal do anexo:

A lógica é de gradação. Quanto mais grave o dano possível da divulgação, mais alto o grau. O Segredo de Estado protege contra consequências excepcionalmente graves. O Secreto contra consequências graves. O Confidencial contra danos na actividade dos órgãos. O Restrito contra simples desvantagens.

Exemplos de Segredo de Estado

O grau de Segredo de Estado aplica-se a matérias do mais alto interesse nacional. Entre os exemplos do classificador:

• Processo de preparação de deslocações das mais altas entidades do Estado, como o Presidente da República, o Presidente da Assembleia da República e o Primeiro-Ministro. Período de restrição: até à divulgação;
• Decisões do Chefe do Estado com relação ao conflito territorial, matéria constitucional. Restrição: 10 anos;
• Estratégias de fortalecimento da capacidade de supervisão da segurança territorial. Restrição: 5 anos;
• Pareceres que justifiquem classificação de Segredo de Estado. Restrição: permanente;
• Assistência médica das mais altas entidades do Estado. Restrição: indeterminado.

Exemplos de Secreto e Confidencial

O grau Secreto cobre, por exemplo, material de cifras, com restrição permanente; projectos de grandes barragens, estradas e pontes, com restrição permanente; planos de protecção da integridade dos membros do Governo; processos judiciais relevantes em segredo de justiça, com restrição até à conclusão; e o processo de demarcação de fronteiras terrestres e marítimas, com restrição permanente.

O grau Confidencial é o mais extenso do classificador, com mais de cinquenta entradas. Cobre, entre muitas:

• Processos individuais dos funcionários e agentes do Estado, com restrição permanente;
• Processos disciplinares dos funcionários e agentes do Estado, com restrição permanente;
• Declaração dos bens patrimoniais dos dirigentes do Estado, com restrição permanente;
• Processos de elaboração dos exames escolares, com restrição até à realização;
• Proposta da tabela salarial, com restrição até à divulgação;
• Fórmulas de produção de medicamentos, apósitos e vacinas, com restrição permanente.

Exemplos de Restrito

O grau Restrito é o menos restritivo. Cobre, entre outras:

• Propostas de criação, modificação ou extinção de carreiras profissionais, com restrição até à aprovação;
• Inventário dos bens do Estado, com restrição até 5 anos;
• Selecção e apuramento dos resultados dos concursos de ingresso, com restrição até à divulgação;
• Matéria preparatória para concessão de licenças específicas, com restrição até 2 anos;
• Documentos de concursos de obras, com restrição até à aprovação;
• Regulamento Interno das instituições, com restrição até à divulgação.

Como tudo se liga

Chegados ao fim dos quatro anexos, vale a pena ver o sistema como um todo. O Decreto não é uma colecção de peças soltas, é um circuito.

O articulado cria os órgãos, define as três idades e reparte responsabilidades. O Plano de Classificação arruma cada documento por assunto, com um código. A Tabela de Temporalidade diz, para cada código, quanto tempo se guarda e qual o destino. E o Classificador de Informações diz quais documentos têm acesso restrito e até quando.

Um documento nasce numa unidade orgânica, recebe um código do Plano de Classificação, é arquivado por assunto, cumpre o prazo da Tabela de Temporalidade na fase corrente, passa à intermediária, e no fim ou é eliminado com termo e auto próprios ou sobe à guarda permanente no Arquivo Histórico. Se contiver matéria sensível, o Classificador de Informações regula quem lhe pode tocar e durante quanto tempo. É este o ciclo de vida completo do documento no SNAE.